Comment avoir fiche de paie pour sans papier ?

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Top 5 des questions que vous n’avez jamais osé poser sur la fiche de paie électronique !

Le prix du timbre a encore augmenté de 10 % ! L’affranchissement devient un véritable luxe en 2020. C’est le bon moment pour réduire les dépenses de courrier, ne pensez-vous pas ?

Vos fiches de paie par exemple : chaque mois, vous imprimez, mettez en couverture et affranchissez des dizaines de fiches de paie. De plus, le télétravail étant de plus en plus répandu, la gestion des fiches de paie en format papier peut s’avérer un véritable casse-tête.

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Vous savez à peu près ce qu’est une fiche de paie dématérialisée mais certaines questions vous ennuient ? Vous avez des doutes quant à sa légalité ou à sa sécurité ? Pas de panique, vous trouverez des réponses à vos questions 😊. Et si vous voulez en savoir plus, inscrivez-vous à notre webconférence : Les fiches de paie passent au numérique !

Comment configurer la fiche de paie électronique ?

Un bref aperçu des questions que vous vous êtes certainement posées !

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  • Puis-je envoyer mes fiches de paie par e-mail ?
  • Quelle est la durée de conservation d’un document numérique ?
  • Dois-je conserver mes documents papier ?
  • Mes employés sont-ils obligés d’accepter cette dématérialisation ?
  • Est-ce qu’un coffre-fort numérique est obligatoire ?
  • Dois-je payer un coffre-fort à chacun de mes employés ? Que se passe-t-il s’ils quittent l’entreprise ?

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1. Puis-je envoyer mes fiches de paie par e-mail ?

Votre question est légitime ! Lorsque l’on parle de dématérialisation, on pense souvent au simple fait de numériser un document papier (ici une fiche de paie) et de l’envoyer par e-mail à chaque employé. Mais ce n’est pas si simple (ne vous inquiétez pas, ce n’est pas compliqué non plus 😉).

Alors pourquoi l’envoi par e-mail est-il impossible :

Pour que l’envoi des fiches de paie par voie électronique soit légal, il est nécessaire de veiller à ce qu’il ne soit pas modifié. Cela signifie que le bulletin ne doit pas être modifié ou éditable. Cependant, entre la numérisation du document et son envoi par courrier électronique, il se peut qu’il ait été modifié (en gros, vous ne pourrez jamais prouver qu’il ne l’a pas été). En effet, le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des fiches de paie le garantit.

Alors, comment garantir sa légitimité ?

Garantir l’origine de l’expéditeur, c’est-à-dire être en mesure de prouver que l’employeur est bien le principal responsable de la fiche de paie et qu’elle n’a pas été modifiée en cours de route. La fiche de paie électronique doit être original du bulletin de vote papier. Garantir sa valeur probante, c’est-à-dire garantir la preuve tangible de l’authenticité d’un document électronique original, assurer l’intégrité et la conformité numérique des documents ainsi que la traçabilité des informations : identification de l’émetteur, preuve de l’original, trace des échanges, accusé de réception, tampon du serveur, signature, cryptage…

« L’employeur peut procéder à la remise de la fiche de paie sous forme électronique, dans des conditions propres à garantir l’intégrité » Code du travail – article L3243-2

2. Quelles sont les périodes de conservation d’un document numérique ? Dois-je conserver mes documents papier ?

Les bulletins électroniques doivent être accessibles aux employés pendant 50 ans ou jusqu’à l’âge de 75 ans. Ils sont donc stockés dans un coffre-fort personnel accessible uniquement par le salarié pendant toutes ces années. Quant à l’entreprise, elle les stocke dans son propre coffre-fort pour 10 ans.

Art. D. 3243-8. — L’employeur détermine les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité au salarié de la fiche de paie délivrée sous forme électronique : soit pour une période de cinquante ans ; soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge mentionné au dernier paragraphe de l’article L. 1237-5 (Note de l’éditeur : âge légal de la retraite), augmenté de six ans.

Il est inutile de continuer à conserver vos documents au format papier, car ils sont déjà archivés légalement et conformes dans votre coffre-fort numérique et ceux de vos employés.

3. Mes employés sont-ils obligés d’accepter de recevoir leurs fiches de paie sous forme numérique ?

Non, ils n’ont pas à accepter et peuvent toujours recevoir leurs fiches de paie en format papier. Mais pour cela, ils doivent rédiger une lettre de refus datée, l’employeur dispose alors de 3 mois pour faire le suivi. L’employeur a quant à lui l’obligation d’informer ses employés de la mise en œuvre de la dématérialisation des fiches de paie au moins un mois avant le premier envoi. Si la dématérialisation est en place, il sera nécessaire d’informer chaque nouvel employé lors de son embauche.

4. Dois-je payer un coffre-fort à chacun de mes employés ? Que se passe-t-il s’ils quittent l’entreprise ?

Le coffre des employés est gratuit ! De plus, il inclut 10 Go de stockage pour permettre à l’employé de conserver d’autres documents administratifs (sauf les fiches de paie).

Si votre employé quitte l’entreprise, ses fiches de paie resteront dans son coffre-fort numérique personnel à vie (d’où l’importance d’utiliser une adresse e-mail personnelle lors de la création du coffre-fort). En revanche, le salarié ne sera plus présent dans votre liste de paie et ne recevra donc plus de bordereaux de votre part.

Quant à son prochain employeur, il pourra utiliser le coffre-fort du salarié pour envoyer les nouvelles fiches de paie sans aucun problème. Si le futur employeur utilise une autre solution de sécurité numérique, l’employé a le choix entre : Garder et utiliser les deux coffres-forts.

Récupérez les documents de votre ancien coffre-fort pour les transférer vers le nouveau et fermer l’ancien coffre-fort. La réversibilité (très importante) permet de récupérer des archives dans un format universel inter-coffres.

5. Un coffre-fort numérique est-il obligatoire ?

Le coffre-fort numérique est essentiel pour garantir la confidentialité et la sécurité des bulletins de paie électroniques.

Il est utilisé pour classer, organiser, archiver et partager tous les documents administratifs dans un environnement hautement sécurisé et certifié depuis plusieurs années. Dès que l’entreprise souhaite dématérialiser les fiches de paie, elle doit les stocker dans un espace sécurisé.

Le coffre-fort certifié NF 203 CCFN est donc le seul support capable de répondre aux normes de sécurité et de confidentialité.

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